Secretaresse - Internationale Praktijk(Vacature vervuld)

Jouw functie

Onder begeleiding van onze office manager beman jij ons secretariaat en ondersteun je onze back office. Jouw standplaats wordt Rotterdam (centrum). Parttime werken behoort tot de mogelijkheden.

Onder jouw taken en verantwoordelijkheden vallen o.a.:

• inkomende post verwerken en archiveren
• opmaak en verzending brieven, memo’s, rapporten e.d.
• het bemannen van onze telefooncentrale
• beheer CRM databases
• verzorging van onze kantoren en voorraadbeheer
• algemene ondersteuning back office

We schrijven zelf onze brieven en e-mails en halen zelf onze koffie maar we zijn jou wel iedere dag dankbaar voor jouw secretariële ondersteuning en het gezellig houden van ons kantoor.

Jouw werkdag zou er als volgt uit kunnen zien:

Je begint de dag met het halen van de post bij het postkantoor onder het Groothandelsgebouw. Je komt op kantoor en start de dag met een kop koffie of thee, checkt je email en verwerkt de binnengekomen post. Even tijd om te landen, een gezellige babbel en voor zover nodig werkoverleg met Esther (office manager) en Wilco (controller), jouw directe collega’s. Als je bent opgestart check je de aanwezigheid van collega’s op kantoor en bestel je de lunch, verwerk je de post en check je jouw e-mails. De ene collega wil graag dat je een poststuk klaarmaakt voor verzending, de andere wil graag een vertaling van een document en weer een ander geeft een bestelling door voor de volgende bestelronde van kantoorartikelen. Ondertussen sta je een cliënt telefonisch te woord en verbind je hem door met één van onze consultants. De ochtend vliegt voorbij. Tegen lunchtijd dek je de tafel in onze vergaderruimte en nodig je collega’s uit voor de lunch. Tijd voor een gezellig lunch met collega’s op kantoor, of je hebt afgesproken met een goede vriend of vriendin ergens in de stad voor een broodje.

Na de lunch maak je snel de vergaderruimte in orde, want straks ontvang je een belangrijke cliënt die een afspraak heeft op ons kantoor. Daarvoor heb je nog jouw wekelijks werkoverleg met Esther, waarin in onder andere jouw “to do lijst” voor de komende week worden besproken. Na jouw werkoverleg maak je een brief aan de belastingdienst klaar voor verzending en zorg je na ondertekening voor verzending per koerier. Tussendoor heb je nog een “wat heb jij dit weekend gedaan gesprek” met één van je collega’s die komt buurten voor een kopje koffie. Als je deze collega uiteindelijk na vijftien minuten heel vriendelijk de deur hebt uitgewerkt, voer je op verzoek van collega’s een aantal nieuwe contacten in onze Outlook database in en pas je van een aantal contacten de NAW gegevens aan. Ondertussen wordt het drukker met bellen, en moet je een aantal keren cliënten in het Engels te woord staan en doorverbinden. Daarna maak je de te verzenden post klaar, checkt nog een paar uitstaande punten en werkt jouw “to do lijst” bij en vult je uren in het urenregistratiesysteem. Tegen vijf uur bereid je jezelf voor om naar huis te gaan. Op je weg naar huis doe je beneden de post nog even in de brievenbus en vertrek je richting huis. De dag is voorbij gevlogen!